Die Deutsche Bundesrepublik schreibt vor, dass Unternehmen, die eine unternehmerische Tätigkeit beim Finanzamt und Gewerbeamt aufgezeigt haben, Buch über die Einnahmen und Ausgaben führen müssen. Oftmals werden externe Dienstleister angefordert, um diese notwendige Aufgabe zu verrichten. Moderne Unternehmen setzen allerdings auf den Einsatz von einer Buchhaltungssoftware. Im folgenden Artikel möchten wir Ihnen die Vorteile eines solchen Programmes nahelegen.
Inhaltsverzeichnis
Verschiedene Arten von Buchhaltungsprogrammen
Die Buchhaltungssoftware ist ein Tool, um den Vorgaben des Finanzamtes nachzukommen. Je nachdem für welche Rechtsform sich ein Unternehmen entschieden hat, müssen verschiedene steuerliche Pflichten erfüllt werden. Freiberufler und Kleinunternehmer besitzen beispielsweise besondere Vorteile. Sie sind nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit, weswegen eine einfache Einnahmenüberschussrechnung ausreicht. Es gibt einige Buchhaltungssoftwares, die auf diese Aufgabe spezialisiert sind und den Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden optimal unter die Arme greifen können. Im Gegensatz dazu wird von bilanzierungspflichtigen Unternehmen verlangt, die doppelte Buchführung einzureichen. Auch für diese Unternehmen existieren spezielle Programme, welche die Buchhaltung erleichtern. Einige Programme sind zudem in der Lage, beide Varianten anzubieten.
Eine weitere Möglichkeit, um die Programme zu kategorisieren, besteht darin, sie in Cloud-Lösungen und Desktop-Software einzuteilen. Letztere müssen auf dem Endgerät installiert werden und können nur von diesem Gerät aus bedient werden. Cloud-Lösungen arbeiten im virtuellen Bereich. Lediglich mithilfe der Zugangsdaten ist es möglich, auf die Dateien und Dokumente mit jedem internetfähigen Gerät zuzugreifen. Welche Version Sie letztendlich auswählen, hängt von den eigenen Vorlieben und den Ansprüchen des Unternehmens ab.
Gute Programme lassen sich unternehmensspezifisch erweitern
Es bietet sich an, verschiedene Anbieter zu testen. In der Regel gewähren die Programme eine kostenlose Probezeit, in welcher zahlreiche Funktionen und die Bedienung überprüft werden können. Achten Sie auch darauf, dass sich die Buchhaltungssoftware Ihrer Wahl auf die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen lassen. Beispielsweise kann anhand der Software von N2F die Reisekostenabrechnung erleichtert werden. Mitarbeiter auf Geschäftsreise können Quittungen, Belege und Zugtickets von unterwegs aus direkt in das Programm einpflegen. Auch ist es möglich, den aktuellen Spesensatz Deutschland abzurufen. Die aufgenommenen Daten lassen sich im Anschluss daran an sämtliche Finanzbuchhaltungsprogramme automatisch übertragen, um die anfallende Umsatzsteuer zu berechnen und einen Überblick über die Kostenträger zu erhalten.
Weitere wichtige Funktionen, die ein Buchhaltungssystem, können sollte
Während die Programme heutzutage über zahlreiche Extras verfügen, gibt es einige Funktionen, die als Standard in der Software integriert sein sollten.
Finanzbuchhaltung
Hauptakteur der Programme ist die Finanzbuchhaltung. Als Nutzer entscheiden Sie sich zunächst zwischen der Einnahmenüberschussrechnung oder der doppelten Buchführung. Anschließend kann ein individueller Kontenplan für das eigene Unternehmen entworfen werden. Die meisten Softwares arbeiten völlig automatisiert und nutzen eingescannte Belege, um Buchungssätze zu analysieren. Dennoch empfiehlt es sich, die Grundlagen der Finanzbuchhaltung zu verstehen, damit die Angaben kontrolliert werden können.
Auftragsbearbeitung
Weiterhin zielen die Programme darauf ab, den Geschäftsalltag für Sie so einfach wie möglich zu gestalten. Aus diesem Grund ist in der Regel eine Funktion integriert, durch welche Angebote ausgearbeitet, Aufträge validiert, Lieferscheine verfasst und Rechnungen geschrieben werden können. Die Mustervorlagen können individuell modifiziert werden.
Lohnbuchhaltung
Zu den Aufgaben des Unternehmers zählt auch die Lohnbuchhaltung. Diese ist in den meisten Programmen nicht enthalten, kann jedoch per Verknüpfung mit speziellen Softwares hinzugefügt werden.
Außerdem können mit einer Buchhaltungssoftware folgende Aufgaben erledigt werden:
- Kassenbuch
- Material- und Warenwirtschaft
- Online-Banking
- Management und Erstellung von Forderungen und Mahnungen
- Anlagenbuchhaltung
- DATEV- und Elsterschnittstelle
- Erfassung und Verwaltung von Belegen
- EÜR, GuV, Bilanz
- etc.
Gute Gründe sich für eine Buchhaltungssoftware zu entscheiden
Mit einer Buchhaltungssoftware sind natürlich Kosten verbunden, tatsächlich wird durch das Programm letztendlich aber sogar gespart. Die Preise für das monatliche Abonnement sind normalerweise niedriger als das Honorar eines Steuerberaters. Zusätzlich ist es nicht mehr notwendig, Dokumente auszudrucken und aufzubewahren. Dadurch kann Platz gespart werden und auch die Ausgaben für Materialien wie Druckerpatronen und Papier reduzieren sich. Durch die integrierten Schnittstellen mit DATEV, Elster, Banken und Co. kann Zeit eingespart werden. Dies ist auch der Fall durch die Automatisierungsprozesse und sichere Speicherung der Daten. Die Belege, Dokumente etc. müssen nämlich nur einmal eingescannt werden und sind dann jederzeit abrufbar.