Personaleinsatzplanung (PEP)

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Zu der Personaleinsatzplanung gehört die rationelle Zuordnung von Mitarbeitern zu Positionen, unter Berücksichtigung des Fähigkeiten- und Anforderungsprofils der Mitarbeiter und der Stelle. Unter PEP fallen auch die Umplanung bei freigewordenen Kapazitäten und die Umstrukturierung von Unternehmensabteilungen. Die Beförderung von qualifizierten Mitarbeitern und die Schichtplanung fallen auch unter die Personaleinsatzplanung.

Hauptproblem der Personaleinsatzplanung ist somit die Planung der Verteilung von gegenwärtigen Mitarbeitern auf verschiedenen Arbeitsplätze, unter Berücksichtigung der Erfordernisse des Betriebes (quantitativ, zeitlich, örtlich) und der Gegebenheiten des individuellen Arbeitnehmers (Kenntnisse, Interessen und Neigungen). Mit der Personaleinsatzplanung soll gesichert sein, dass alle Mitarbeiterkapazitäten im Unternehmen kurz-, mittel und langfristig gedeckt sind und somit auch langfristige Unternehmensziele erreicht werden.

Um die Produktivität und den Umsatz von Unternehmen zu steigern, werden heutzutage in vielen großen Betrieben digitale Lösungen für die Personaleinsatzplanung genutzt.

Probleme der Personaleinsatzplanung sind Optimierungsprobleme und fallen damit in den Bereich der Unternehmensforschung. Die meisten Probleme der PEP lassen sich als lineare Optimierungsprobleme formulieren. Lineare Programme lassen sich gut bei Problemen einsetzen, für die keine speziell entwickelten Lösungsverfahren bekannt sind.

Der passende Personaleinsatz wird in vier Schritten geplant:

  1. Arbeitsfallanalyse
  2. Personalbedarfsplanung
  3. Stunden-Budget
  4. Personaleinsatzplanung

1.      Arbeitsfallanalyse

Die Grundlage für die Planung des zukünftigen Personaleinsatzes ist die Arbeitsfallanalyse. Bei dieser wird der Arbeitsanfall der Vergangenheit analysiert. Zunächst werden wichtige Kenngrößen (Kundenfrequenz, Umsatzzahlen oder Aufträgen) die für die Abteilung oder das Unternehmen bedeutend festgelegt. Diese werden dann auf einer Zeitleiste (Tagesverlauf, Monatsverlauf, Jahresverlauf) graphisch dargestellt. Schwankungen und wiederkehrende Muster lassen sich so erkennen. Arbeitsspitzen und -täler werden ersichtlich und zeigen meist Handlungsbedarf.

2.      Personalbedarfsplanung

Durch das Kenntlichmachen des Optimierungsbedarfs kann im zweiten Schritt der Personalbedarf geplant werden. Das vorhandene Arbeitskontingent eines Unternehmens kann nun auf die ermittelten Phasen bedarfsorientiert verteilt werden. Mit einer vorrauschschauenden Planung lassen sich so Belastungsspitzen abfangen. So stehen dem Unternehmen genügend Mitarbeiter zu Verfügung.

3.      Stunden-Budget

Die Arbeitszeiträume und das vorhandene Personal sind bekannt. In diesem dritten Schritt wird die Nettojahresarbeitszeit des Personals berechnet. Das Stunden-Budget lässt sich durch die Anzahl der Mitarbeiter und der wöchentlichen Arbeitszeit auf das Jahr hochrechnen. Hierbei muss die Anzahl von Feiertagen und Urlaub berücksichtigt werden. Dies kann per externer Softwarelösung oder Excel-Tabelle erfolgen. Das ermittelte Stunden-Budget lässt sich so auf Zeiträume – unter Berücksichtigung von erwarteten Arbeitsanfällen – verteilen.

4.      Personaleinsatzplanung

Große Stunden-Budgets und Zeitsalden erfordern eine vorrauschschauende Personaleinsatzplanung. Die Aufteilung von den qualifizierten Mitarbeitern zum richtigen Zeitpunkt ist entscheiden. Der Planungsprozess gleicht einem Trichter:

  • Jahresplanung: Gesamte Struktur des Betriebes wird beachtet. Es handelt sich um eine Grobplanung. Zeiten mit Überkapazitäten bieten sich für Urlaubstage an.
  • Monatliche Planung bis zur Tagesplanung: Durch den kürzeren Zeitraum lässt sich das Personal auch feiner einplanen. Durch regelmäßige Besprechungen lässt sich der Arbeitsumfang einschätzen, Überstunden einplanen und auch auf den plötzlichen Ausfall von einem Mitarbeiter durch Krankheit lässt sich bei der Wochenplanung flexibel reagieren.

Verknüpfung mit anderen Unternehmensbereichen

Die Personaleinsatzplanung ist ein strategisches Element der Optimierung von betriebswirtschaftlichen Abläufen. Die Flexibilisierung von Arbeitszeiten ist dabei ein bedeutendes Element. So ist die PEP auch mit anderen betriebswirtschaftlichen Prozessen verknüpft. Planungs- und Managementaufgaben wie Auftragsplanung und Gebäudesicherheit gehen in den Personaleinsatzplanungsbereich mit ein. So lässt sich die PEP auch als Baustein des Workforce Management betrachten. Flexible Bedarfsanforderungen und Optimierung stehen hier im Gegensatz zu den Zeitkonten im Vordergrund.

Ein wichtiger Teil der Personaleinsatzplanung bleibt die Schichtplanung. So kann die genaue Planung und Erfassung von Schichtarbeitern durch die PEP realisiert werden. Engpässe werden bei der Schichtarbeit häufig durch einen doppelten Dienstplan abgefangen. So kann ein Mitarbeiter kurzfristig einspringen

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