Zeiterfassungstools wie Stempeluhren oder auch spezifische Software werden in Unternehmen hauptsächlich dazu verwendet, um den rechtlichen Anforderungen des Gesetzgebers – zur Erfassung der geleisteten Zeit des Arbeitnehmers – nachzukommen.
Es gibt jedoch auch erweiterte Anwendungsmöglichkeiten. Beispiele hierfür sind:
Arbeitsschritt-/Projektzeiterfassung:
Kann zur Ermittlung der tatsächlichen Kosten für ein Projekt eingesetzt werden. Somit kann der Projektleiter feststellen, ob sich das Projekt im Budgetrahmen befindet oder nicht. Auch einzelne Arbeitsschritte einzelner Produktionsabläufe, die durch Menschen durchgeführt werden können, werden gemessen. Dadurch ist es möglich, die tatsächlichen Produktkosten zu ermitteln und eventuelle Effizienzmaßnahmen einzuplanen.
Überwachungsstatistik:
der Vorgesetzte kann anhand der erfassten Zeit seiner Mitarbeiter sehen, ob Mehrstunden geleistet werden bzw. eventuelle Überschreitungen der gesetzlichen Höchstarbeitszeit statistisch sichtbar gemacht werden können.
Welche Aspekte sind bei Zeiterfassungstools zu beachten?
Grundsätzlich ist zu definieren, welcher Anwendungszweck verfolgt wird.
Ist es nur notwendig, die Kommen-/Gehen-Zeit und eventuelle Pausen zu erfassen? Oft reicht schon eine simple Stempeluhr ohne erweiterte Auswertemöglichkeiten.
Ist jedoch gewünscht, dass die auf definierte Vorgänge bezogene Zeit erfasst werden soll, so muss die dafür benötigte Software dies berücksichtigen. Es muss sichergestellt sein, dass eventuelle Eingabemöglichkeiten vorhanden sind und diese auch immer mit den aktuell benötigten Vorgängen möglich sind. Mit anderen Worten: Es kann auch notwendig sein, eine eventuelle Schnittstelle zu einem anderen System anbieten zu können.
Wenn bestimmte Kernzeiten oder Arbeitszeitmodelle auf die Arbeitszeiten der Mitarbeiter abgestimmt werden sollen, ist es notwendig, diese definieren zu können und danach Vergleiche zwischen Soll und Ist zu ziehen. Oder aber auch, dass die Arbeitszeitpläne automatisch gewisse Änderungen an der Mitarbeiterarbeitszeit vornehmen können. Wie, zum Beispiel, fixe Pausen von 0900 bis 0915 automatisch von der gemeldeten Arbeitszeit abgezogen werden. Ein weiteres Beispiel dafür wäre auch der Fall, wenn der Mitarbeiter eine gewisse Arbeitszeit – zum Beispiel mehr als 6 Stunden – ohne Pause durchgearbeitet hat. In Österreich muss seitens des Gesetzgebers nach 6 Stunden eine halbstündige Pause eingelegt werden. Das System könnte hier Warnsignale geben oder automatisch 30 Minuten abziehen.
Des Weiteren ist zu entscheiden, welche Erfassungsmöglichkeiten es gibt:
– Ein Außendienstmitarbeiter könnte seine Zeit via Software direkt erfassen, weil keine Stempeluhr zur Verfügung steht.
– Ein Innendienstmitarbeiter kann eine Stempeluhr mit der Registrierung mittels einer ID Karte verwenden.
Die Software muss Möglichkeiten zur Erfassung über Hardware (Keycard, Schlüsselanhänger etc. …) und Software bieten. Es bietet sich an zu einem Spezialisten für Zeitferfassung zu gehen.
Und die zuständige Personalabteilung muss Möglichkeiten zur Auswertung der gesammelten Daten haben und eventuelle Korrekturen vornehmen können. Beispiele hierfür sind die Datenerfassung von Urlaubstagen oder auch die Nacherfassung von Fehlzeiten, wenn ein Mitarbeiter es vergessen hat zu stempeln.
Eine wichtige erweiterte Funktion eines Zeiterfassungstools wäre auch die Möglichkeit, einen Genehmigungsprozess darzustellen. Wenn, zum Beispiel, ein Mitarbeiter seinen Urlaub via diese Software beantragt, soll dessen Vorgesetzter auch gleich die Möglichkeit haben, sein OK zu geben – wenn dies für den Vorgesetzten In Ordnung ist.
Die Darstellung von Reisekosten wäre ein weiteres komplexeres Thema, das eine derartige Software abbilden können sollte. Mit anderen Worten: Der Mitarbeiter sollte die Möglichkeit haben, seine entsprechenden Reisen einzutragen und auch angeben zu können, ob er Frühstück/Mittag/Abendessen selbst bezahlt hat oder nicht. Dies ist wichtig zur späteren Berechnung der Tagessätze (auch genannt Diäten), die der Mitarbeiter für Dienstreisen erhält.
Generell betrachtet können Zeiterfassungstool ein wesentlich anspruchsvolleres Thema sein, als man dies auf den ersten Blick vermuten würde.